Warum die Digitalisierung von Geschäftsprozessen so wichtig ist
Der technische Fortschritt hat dazu geführt, dass Prozesse, Produktionen und Dienstleistungen immer effizienter gestaltet werden konnten. Man muss nur schauen, wie sich die Beschaffung von Waren gestaltet hat. Früher konnte man Waren nur beim Händler vor Ort kaufen oder musste selbst in eine Stadt fahren, wo es diese gab. Irgendwann wurde der Versandhandel eingeführt. Man konnte, ohne sich aus den heimischen vier Wänden zu bewegen, Waren aus dem Katalog bestellen. Viele große Versandhändler waren geboren. Wer sich diesem Zeitgeist nicht beugte, verschwand vom Markt. Der nächste große Schritt war die Digitalisierung: Bestellung via Internet, Informationen zu Produkten und vieles mehr.
Wer dies nicht erkannte, musste den Platz für innovativere Konkurrenten frei machen.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen birgt viel Einsparungspotenzial. Wer sich dieser Entwicklung verschließt, der wird nicht so günstig produzieren können wie sein Mitbewerber und irgendwann vom Markt verschwinden. Aber auch viele Geschäftspartner und Endkunden erwarten digitale Geschäftsprozesse. Diese ermöglichen Aktualisierungen bezüglich der Lieferbarkeit von Waren oder dem Fortschritt bei einer Warenlieferung. Auch bauen viele Kunden bereits auf die Verfügbarkeit von digitalen Prozessen in der Prozesskette, wie etwa bei der Just-in-Time Produktion, die automatisch ausgelöste Bestellvorgänge nutzt, um so den Aufwand bei den Mitarbeitern auf ein Minimum zu reduzieren.
Das gibt es bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu beachten
Vielen glauben, dass es mit dem Kauf einer Software getan ist. Anbieter, wie Zoho buhlen um die Gunst der Kunden. Aber die Software macht nur einen kleinen Teil der gesamten Digitalisierungsstrategie aus.
Vielmehr steht am Anfang der Digitalisierung die Beratung. Wohin möchte man sich mit dem Unternehmen entwickeln? Welche Änderungen stehen an? Dann können die neuen Prozesse bereits betrachtet werden. Auch sollte grundsätzlich alles infrage gestellt werden, was Status quo ist. Nur weil etwas schon immer so gemacht wurde, ist das kein Grund, dies bei der Digitalisierung zu übernehmen. Nutzen Sie also die Gelegenheit der Digitalisierung der Geschäftsprozesse davor reinen Tisch zu machen. Dies kann mitunter viel Zeit in Anspruch nehmen. Das ist aber in Ordnung. Auf dem Papier ist ein Prozess schnell geändert. Wurde allerdings ein schlecht konzipierter Prozess in die Realität umgesetzt, dann werden sehr hohe Kosten fällig, um diesen Prozess wieder zu ändern.
Haben Sie sich nun Gedanken gemacht, die Prozesse verschlankt und diese in einem Konzeptpapier ausgearbeitet geht es an die Umsetzung. Nehmen Sie dabei die gesamte Belegschaft mit. Erklären Sie diesen geduldig die Änderungen und nehmen Sie auch Ratschläge entgegen. Auch während der späteren Laufzeit sollten Sie stets daran denken, die Geschäftsprozesse immer zu prüfen und gegebenenfalls zu verbessern.
Ist der Prozess nun gefestigt, dann fangen Sie an, diesen digital umzusetzen. Wichtig ist eine Software, die flexibel genug ist, um mit Änderungen in Ihrem Unternehmen zu skalieren. Auch die Bedienbarkeit muss so einfach wie möglich geschehen. Mitarbeiter, die an einer Software verzweifeln sind frustriert und gehen Ihnen verloren. Die Unterstützung mobiler Endgeräte ist mittlerweile obligatorisch für eine moderne Software. Hierbei sollten Sie auch bereits bei der Gestaltung der Geschäftsprozesse einbeziehen, ob und wie Sie diesen Umstand zu Ihrem Vorteil nutzen könnten.
