Corona und die Digitalisierung
Corona hat dazu geführt, dass direkte und persönliche Kontakte rar geworden sind. Dies ist eine Herausforderung für die Kommunikation. Das gesprochene Wort wird nun häufiger per Telefon übertragen, was eine Herausforderung ist, da viele Informationen (Gestik und Mimik) dabei verloren gehen.
Auch die Bestellung über das Internet und die Kommunikation via Chat, E-Mail und Video-Anruf haben deutlich zugelegt.
Dienstleister, die direkt an der Kommunikation beteiligt sind, wie etwa Sekretariatsservices, profitieren von dieser Entwicklung, genauso wie die Anbieter von Software für die Unterstützung von Kommunikation und Zusammenarbeit von verteilten Teams und Gruppen.
Dieser Trend wird sich wohl in Zukunft zumindest stabilisieren, wenn nicht noch weiter beschleunigen. Auch wenn die Corona-Pandemie Geschichte ist, ist vielen Menschen, sei es als Mitarbeiter oder Kunde, bewusste geworden, welche Vorteile digitale Kommunikation bietet und welche Freiheiten es den Beteiligten bringt.
Was ist ein Sekretariatsservice?
Bei einem Sekretariatsservice handelt es sich um eine Dienstleistung, die angeboten wird, um die Kommunikation zwischen Unternehmen und deren Kunden und Geschäftspartnern zu optimieren. Dabei wird zwischen Inbound und Outbound unterschieden. Bei Inbound wird eingehende Kommunikation, vor allem per Telefon, verstanden. Typische Beispiele sind der Kundenservice bei Produktunterstützung oder Anfragen allgemeiner Art. Unter Outbound werden vor allem Marketingmaßnahmen verstanden: Werbetelefonate, Nachhaken nach einer Fachmesse oder Gewinnspiele sind typische Tätigkeiten in diesem Bereich.
Die Vorteile für das auslagernde Unternehmen sind dabei vielfältig. So zahlt dieses in der Regel nur für Dienstleistungen, die in Anspruch genommen werden und spart es sich, eine eigene Vertriebs- oder Kundenservicemannschaft aufbauen zu müssen. Professionelle Schulungen zur Gesprächsführung runden das Angebot oft ab. Da die Mitarbeiter eines Telefonservice täglich mehrere Stunden telefonieren, stellt sich eine hohe Routiniertheit ein, die deren Gesprächspartner auch merken und positiv würdigen können.
Auch bietet es sich an, in Spitzenzeiten eine Knappheit von eigenem Personal aufzulösen. Dies ist durch einen Sekretariatsservice deutlich einfacher zu erreichen, als durch das Einstellen und Aufstocken des eigenen Personals.
Sekretariatsservice auswählen – darauf sollten Sie achten
Bei der Auswahl des Anbieters von Sekretariatsservice sollten Sie die Augen offen halten. Lesen Sie auf jeden Fall das Kleingedruckte und seien Sie sich im Klaren, welche Services Sie benötigen. Ein guter Anbieter wird mit Ihnen ein entsprechendes Gespräch führen, sodass Sie die Leistungen erhalten, die Sie wirklich benötigen.
Ein seriöser Anbieter wird Informationen von Ihnen verlangen, bezüglich der Produkte oder Dienstleistungen, die Sie in Ihrem Unternehmen anbieten. Nur wenn der Mitarbeiter am Telefon alle relevanten Informationen kennt, wird er Ihre Kunden beraten können.
Die Laufzeit und die Kosten sollten klar im Vertrag erläutert sein. Sind die Informationen schwammig, dann haken Sie nach. Nur wenn alles klipp und klar beschrieben ist, sollten Sie so einen Vertrag unterschreiben.
Noch ein allgemeines Wort zu den Kosten: Lassen Sie sich von der Leistung überzeugen, nicht vom Preis. Ein falsch gewähltes Wort oder eine unbedachte Aussage eines Mitarbeiters am Telefon können dazu führen, dass ein langjähriger Kunde abspringt oder ein potenzieller Neukunde gar nicht erst Ihr Produkt kauft. So entstandene Kosten wiegen weitaus schwerer, als das vermeintlich Eingesparte bei der Auswahl eines günstigen Anbieters
