Teilzeit, Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice und das Einbinden moderner Technologien sind für viele Arbeitnehmer zunehmend wichtige Faktoren bei der Stellenwahl. Flexiblere Arbeitsbedingungen bringen überzeugende Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit sich, stellen jedoch ebenso jeden vor Herausforderungen. Individuell ausgelegte Arbeitsmodelle erfreuen sich dennoch großer Nachfrage, die ernst genommen werden sollte.
Chancen der Flexibilisierung für Arbeitnehmer
Zahlreiche Arbeitnehmer wünschen sich mehr Eigenverantwortung, mehr Freiheit und damit die Flexibilisierung der Arbeit. Verwunderlich ist das nicht, denn diese bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich. Darunter befindet sich die Möglichkeit einer verbesserten Work-Life-Balance. Bereits der entfallende Arbeitsweg spart Zeit, Geld und Nerven. In Verbindung mit variablem Arbeitsbeginn und Feierabend lassen sich Familie oder andere Verpflichtungen und Beruf einfacher miteinander verbinden.
Eine flexiblere Arbeitszeitgestaltung bedeutet einen Schritt in Richtung individuelle Autonomie und Selbstbestimmung. Sie ermöglicht es, effizienter tätig zu sein und darüber andere Teile des Lebens nicht zu vernachlässigen. Das kann wiederum der Zufriedenheit und der Energie zugutekommen sowie einem Burnout vorbeugen.
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Chancen der Flexibilisierung für Arbeitgeber
Als Arbeitgeber flexiblere Bedingungen zu bieten und auf die Ansprüche und Bedürfnisse der Arbeitnehmer einzugehen, bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich. Diese beginnen bei der gesteigerten Attraktivität für Fachkräfte und Talente. Es zeichnet sich ab, dass für viele (zumindest anteiliges) Homeoffice und Gleitzeit wichtigere Faktoren sind als das Gehalt. Die Mitarbeiterzufriedenheit und die Bindung steigen dadurch ebenfalls an. Das gilt vor allem dann, wenn die Vertrauensarbeitszeit nicht allein auf den geleisteten Stunden basiert.
Manche Mitarbeiter leisten mehr in kürzerer Zeit. Sie ihre Arbeitszeit „absitzen zu lassen“ kommt niemandem zugute und führt zu Unzufriedenheit. Das gilt auch in Hinblick auf das Arbeiten zu Hause und Remote-Arbeit. Müssen Arbeitnehmer rein aus Prinzip die Büroräume nutzen, obwohl es keinerlei Vorteile mit sich bringt, erzeugt das berechtigterweise Frustration.
Anpassungsfähigkeit
Unternehmen zeigen mit der Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeit und -ort ihre Anpassungsfähigkeit. Sie halten Schritt mit den sich stetig verändernden Marktbedingungen und erhöhen gleichzeitig Effizienz und Sparpotenzial. Fachkräfte mit einem Wohnort, der 300 oder 3.000 Kilometer weit entfernt liegt? Moderne Technologien lassen die geografischen Abstände zur Nichtigkeit werden.
Daraus ergibt sich zudem ein enormes Einsparungspotenzial. Miete für Büroräume entfällt ebenso wie Ausgaben für Möbel und die sonstige Ausstattung vor Ort oder es ist zumindest eine Reduzierung möglich. Viele Unternehmen halten jedoch noch an unnötigen Geschäftsräumen fest und kreieren dadurch einen Nachteil gegenüber der progressiveren Konkurrenz.
Herausforderungen der Flexibilisierung für Arbeitnehmer
Angesichts der zahlreichen und überzeugenden Vorteile flexiblerer Arbeitsbedingungen sollten die potenziellen Nachteile und Herausforderungen für Arbeitnehmer nicht vergessen werden. Zu diesen gehört die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie anderen Verpflichtungen. Wer mit Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit und im Homeoffice arbeitet, sollte dennoch klare Grenzen ziehen. Störungen während der Arbeit sind leider keine Seltenheit.
Denn viele Menschen würden sich nicht trauen, Freunde, Partner oder Verwandte im Unternehmen anzurufen. Notfälle ausgeschlossen. Arbeitet jemand zu Hause, gilt er hingegen als erreichbar. In Kombination mit zu vielen Terminen außerhalb der Arbeit und dem Nacharbeiten bis spät in die Nacht oder am Wochenende kann die Gefahr für einen Burnout steigen. Feste und ungestörte Arbeitszeiten sind entscheidend. Das Gleiche gilt für ausreichend Pausen und entspannende Feierabende.
Produktive Phasen nutzen
Weitere Herausforderungen sind Selbstdisziplin und Organisation. Das Nutzen der individuellen produktiven Phasen, das Ausschalten von Ablenkungen und das Setzen von Deadlines helfen dabei. Zudem muss sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern bei einem Wechsel klar sein, dass es sich um eine erhebliche Umstellung handelt. Eine Anlaufphase und Zeit zur Optimierung des Vorgehens müssen daher gegeben sein.
Nicht zu vergessen bei den Herausforderungen der Remotearbeit ist der soziale Aspekt. Direkte Kontakte zu Menschen stellen sich in Büros deutlich schneller ein. Im ausschließlichen Homeoffice sind die Möglichkeiten der Kommunikation auf Mails, Chats und Telefonate beschränkt. Gespräche während gemeinsamer Pausen ergeben sich nicht zufällig. Ein Ausgleich ist entscheidend für ein gesundes Sozialleben.
Herausforderungen der Flexibilisierung für Arbeitgeber
Die größte Befürchtung unter Arbeitgebern bei flexibleren Bedingungen in Bezug auf Zeiten und Ort ist ein Nachlassen der Effizienz. Durch eine sinnvoll lange Probephase und das Bereitstellen nötiger Hilfsmittel und Technologien hat sich bereits herausgestellt, dass diese Angst unbegründet ist. Effizienz, Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung steigen durch die neuen Arbeitsmodelle an. Halten Unternehmen dennoch an verpflichtenden Präsenzzeiten fest, obwohl diese unnötig und von den Arbeitnehmern unerwünscht sind, hat das negative Auswirkungen. Denn es spricht für veraltete Ansichten, fehlendes Vertrauen und übermäßige Kontrolle. Wer optimale Voraussetzungen für die Flexibilität schafft und die persönlichen Präferenzen der Arbeitnehmer berücksichtigt, kann hingegen ein hohes Maß an Loyalität und Motivation erwarten.
Für diese Basis ist es zum einen erforderlich, eine gleichmäßige und faire Arbeitslastverteilung zu gewährleisten. Zum anderen muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter zusammenarbeiten können. Sichere Wege der Kommunikation in Form von Chats, Telefonkonferenzen und Videokonferenzen, das Teilen von Bildschirmen oder Textverarbeitung für Teams erlauben die Zusammenarbeit, Rückmeldungen und einen problemlosen Austausch. Damit dieser Austausch zeitnah erfolgt, der Arbeitsprozess reibungslos abläuft und Fragen kurzfristig beantwortet werden können, ist die Erreichbarkeit ein wichtiger Faktor. Trotz Heimarbeit und Gleitzeiten sind Kernzeiten mit Anwesenheits- oder Erreichbarkeitspflicht dafür von entscheidender Bedeutung.
Zuletzt ist das Management verschiedener Ansprüche herausfordernd. Das gilt zumindest dann, wenn die Vorstellungen der Arbeitnehmer weit auseinanderklaffen.
Lösungsansätze und Best Practices
Flexible Arbeitszeitmodelle und variable Arbeitszeitgestaltung werden in modernen und progressiven Unternehmen bereits seit Jahren praktiziert. Diese als Vorbild zu verwenden, erleichtert den Einstieg und das Ausweiten der eigenen Lösungen. Die Implementierung moderner Technologien und angepasster Programme kann eine Unterstützung oder sogar eine Notwendigkeit darstellen. Wichtig ist dabei jedoch, in jedem Fall den tatsächlichen Nutzen zu überprüfen. Content-Management-Systeme und Projektmanagement-Systeme können sinnvoll sein und dank individuell festgelegter Deadlines sicherstellen, dass Aufgaben trotz flexibler Arbeitszeiten pünktlich erledigt werden. Verzögerungen aufgrund von fehlender Zuarbeit lässt sich dadurch vermeiden.
Die Förderung einer Kultur der Vertrauensarbeitszeit und Eigenverantwortung bedeutet für einige Unternehmen eine erhebliche Umstellung und erfordert einen Vertrauensvorschuss. Zugleich kann dieser Schritt auch bei Arbeitnehmern anfänglich Unsicherheit auslösen und erfordert eine andere Arbeitsweise. Während der ersten Phase muss mit Problemen und Verzögerungen gerechnet werden. Beide Parteien müssen dabei berücksichtigen, dass es sich hierbei nicht um Gründe handelt, die das flexible Arbeiten ausschließen. Stattdessen sind es Punkte, die innerhalb des Prozesses angepasst und gelöst werden müssen.
Feedbackkultur
Fällt beispielsweise auf, dass ein Managementsystem keinen Mehrwert darstellt, sondern stattdessen Verwirrung stiftet oder aufgrund unrealistischer Deadlines unnötig Druck erzeugt, sind Änderungen nötig. Als Grundlage dafür ist es erforderlich, ehrliches Feedback zu fördern und darauf einzugehen. Entgegen dem häufigen Vorgehen von Unternehmen kommen Arbeitnehmer häufig besser mit einfachen Lösungen zurecht, die auf den reellen Bedarf ausgelegt sind. Für Unternehmen bedeutet das weiteres Einsparpotenzial.
Kommt es beispielsweise immer wieder zu Verzögerungen bei einem Mitarbeiter, weil er zu lange auf die Zuarbeit warten muss, müssen die Gründe dafür in Erfahrung gebracht werden. Oftmals zeigt sich nicht (allein) die flexible Arbeitszeit dafür verantwortlich. Überforderung, zu hohe Anforderungen während des Einarbeitens, ein System, das mehr Aufwand erfordert als Erleichterung bringt oder fehlende Hilfe sind oftmals die Auslöser.
Nach einer genauen Ursachenforschung Lösungen zu finden, bedeutet zunächst einen Mehraufwand. Hierbei handelt es sich allerdings um eine Investition in reibungslose Abläufe, bessere Kommunikation und effizienteres Arbeiten. Bei dem Management, der Organisation und dem Anpassen handelt es sich um wichtige Aufgaben, die bestenfalls zentral erfolgen. Hierdurch bleibt eine bessere Übersicht gewahrt. Zu den Lösungen können festgelegte Zeiten und regelmäßige Teammeetings gehören, in denen wichtige und dringende Absprachen erfolgen. Eine Umverteilung der Arbeitslast und das Vermeiden endloser Feedback- und Korrekturschleifen bei minimalen Änderungen sollten ebenfalls dazu gehören.
Ausblick und Zukunftsperspektiven
Neben Gleitzeit, Homeoffice, Teilzeit und Vertrauensarbeitszeit finden sich weitere Flexibilisierungstrends in der Arbeitswelt. Dazu gehören temporäre Anstellungen, Freelancing, projektgebundenes Arbeiten und Job-Sharing. Das Interesse von Arbeitnehmern daran ist groß. Die Gründe dahinter variieren. Manche wollen (erneut) Fuß im Berufsleben fassen. Andere wollen umfassende, vielseitige Erfahrungen sammeln und damit ihren Lebenslauf aufwerten. Hinzu kommen Arbeitnehmer, die über temporäre Arbeit ihr Leben finanzieren und gleichzeitig ausreichend freie Kapazitäten für eigene Projekte gewinnen.
Für Unternehmen ergeben sich daraus neue Möglichkeiten, in stark belasteten Zeiten Peaks schneller abzuarbeiten und damit einen Vorsprung zu gewinnen. Gleichzeitig werden durch die verschiedenen Modelle mehrere Arbeitnehmer in der Praxis getestet. Finden sich dabei herausragende Talente, ist zumindest das Angebot einer Festanstellung sinnvoll, um eine verlässliche und bewährte Mitarbeiterbasis zu schaffen.
Welche Möglichkeiten sinnvoll sind und welche Flexibilisierungstrends passen, ist abhängig von der Branche, der Auslegung und den Ansprüchen. Nicht jeder Trend bringt für jedes Unternehmen Vorteile mit sich. Aus diesem Grund kann unter anderem Consulting hilfreich sein, um nötige Optimierungen durchzuführen und dabei zielgerichtet vorzugehen.
Fazit
Ohne Flexibilisierung können zahlreiche Unternehmen sich nicht mehr gegen die Konkurrenz behaupten. Nicht nur Fachkräfte und Talente der jüngeren Generationen bevorzugen Arbeitsstellen, an denen sie effizient arbeiten und ihre Kompetenz unter Beweis stellen können – ohne durch übermäßige Kontrolle auf das Absitzen der Stundenanzahl festgelegt zu sein. Wer seine Aufgaben in kürzerer Zeit erledigt und Freilauf auf der Arbeit für Familie, Freunde, Fitness oder andere Verpflichtungen nutzen kann, ist insgesamt zufriedener und effizienter. Sich den Herausforderungen der individuell sinnvollen Flexibilisierung zu stellen, ist daher für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zugleich lohnend.
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